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転職活動で最初の関門となるのが「履歴書と職歴書の提出」です。しかし、正しい書き方がわからないまま提出して、書類選考で落とされてしまう方も多いかもしれません。

厚生労働省の調査によると、転職希望者の約72%が「履歴書の書き方に不安がある」と回答しており、書類対策の重要性が高まっています。また、doda調査では、採用担当者の約68%が「職歴の記載内容で候補者の人物像を判断している」と指摘しています。

本記事では、転職時に必須となる履歴書・職歴書の書き方について、採用担当者の視点から詳しく解説します。テンプレートやNGな表現、よくある質問についても網羅していますので、書類選考の通過率を上げるための参考になるかもしれません。

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1. 履歴書と職歴書の基本的な違い

1-1. 履歴書の役割と特徴

履歴書は、転職希望者の「基本情報」と「職務経歴の概要」をまとめた書類です。個人の氏名、生年月日、住所、連絡先、学歴、職歴、資格などを記載する標準フォーマットが存在します。

多くの企業では、様式第1号または新様式（2020年以降の推奨形式）の履歴書を求めている傾向があります。履歴書には、個人の背景情報を簡潔にまとめることが期待されており、基本的には1〜2ページに収めるのが一般的かもしれません。

1-2. 職歴書の役割と特徴

職歴書は、履歴書では記載しきれない「詳細な職務経歴」を説明するための書類です。各職務における具体的な業務内容、成果、責任範囲などを詳しく記載します。

特に転職経験が多い方や、複数の職務を経験されている方は、職歴書を活用することで、採用担当者により詳しい情報を伝えることができるかもしれません。職歴書の記載内容により、候補者のスキルや経験が正確に評価される傾向にあります。

1-3. 企業が両方を求める理由

採用企業が履歴書と職歴書の両方を求める背景には、異なる目的があります。履歴書で基本情報を確認した上で、職歴書で詳細を把握することで、より正確な適性判断ができるかもしれません。

この二段階の評価プロセスにより、企業側は候補者のキャリアパスや成長可能性をより深く理解できる傾向があります。

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2. 履歴書の正しい書き方

2-1. 基本情報セクションの記載方法

履歴書の基本情報セクションには、以下の項目が含まれます。

• 氏名：戸籍上の正式な氏名を楷書で記載
• 生年月日：西暦と和暦を企業指定に合わせる
• 住所：郵便番号から記載し、都道府県から始める
• 電話番号：携帯電話、固定電話の両方がある場合は携帯電話を優先
• メールアドレス：誤入力がないよう慎重に記載

採用担当者からの視点：基本情報の誤りは、「注意力に欠ける」という悪印象につながるかもしれません。特に氏名の誤字や連絡先の記入漏れは、書類選考で不利になる傾向があります。

2-2. 学歴の書き方

学歴は、中学校卒業後から記載するのが一般的です。

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平成18年3月 ○○市立△△中学校卒業
平成21年3月 ○○県立△△高等学校卒業
平成25年3月 ○○大学 経営学部 経営学科卒業
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重要なポイント：
– 学校名は「○○中学校」「○○高等学校」と正式名称で記載
– 短大や専門学校も同様に正式名称で記載
– 大学の場合は学部・学科まで記載

2-3. 職歴の書き方

職歴は、最初に勤務した企業から時系列で記載します。

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平成20年4月 株式会社△△ 営業部配属
平成25年7月 営業課長に昇進
平成28年2月 株式会社△△を退職
平成28年4月 株式会社○○ 企画営業部配属
現在に至る
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記載時の注意点：
– 企業名は正式な商号で記載
– 配属部署や職務内容を簡潔に記載
– 退職年月日を明確に記載
– 現職の場合は「現在に至る」と記載

2-4. 資格・免許欄の記載方法

保有している資格や免許は、取得年月日とともに記載します。

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平成26年10月 TOEIC 800点取得
平成28年6月 日本商工会議所簿記検定 2級合格
令和3年4月 中小企業診断士 資格登録
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選別のコツ：
– 職務に関連する資格を優先して記載
– 取得予定の資格は記載しない
– 古い資格や職務に無関係な資格は省略しても良い傾向

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3. 職歴書の正しい書き方

3-1. 職歴書のフォーマットと構成

職歴書は、一般的に以下の要素で構成されます。

• 見出し：会社名、在籍期間、職務内容
• 職務経歴の説明：担当した業務の詳細
• 成果と実績：具体的な成果指標
• スキルと知見：業務を通じて習得した能力

職歴書は複数ページになる場合も多く、採用企業の求人票にあわせて情報をカスタマイズすることが重要かもしれません。

3-2. 具体的な業務内容の記載方法

採用担当者は「どのような業務をしたのか」という点を重視する傾向があります。以下のように記載することが推奨されます。

具体例：営業職の場合

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【職務内容】
新規顧客開拓営業を担当し、月間50社以上への営業活動を実施。
BtoB営業であり、食品流通企業を主なターゲットとしていた。
提案資料の作成、プレゼンテーション、契約交渉まで一連の営業プロセスに従事。
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記載のポイント：
– 「営業をしていました」という曖昧な表現は避ける
– 具体的な数字や対象顧客を記載
– 成果に直結する内容を優先

3-3. 成果と実績の表現方法

採用企業は、候補者がどのような実績を上げたかを知りたいと考えています。

効果的な記載例：

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【実績】
– 営業成績：前年比150%の売上達成（年間2,000万円）
– 新規顧客開拓：初年度で30社の新規契約獲得
– 既存顧客管理：顧客満足度調査で部門内1位を達成
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注意点：
– 個人的な成果であることを明確にする
– 数字で示せる成果を優先する
– 虚偽の記載は避ける

3-4. 退職理由の書き方

職歴書で退職理由を記載する場合、ネガティブな表現を避けることが重要かもしれません。

NG表現：
– 「給与が安かったから」
– 「上司と合わなかったから」
– 「会社の経営方針に不満があった」

推奨される表現：
– 「キャリアアップを目指して退職」
– 「異なる業界での経験を積むため」
– 「より自分のスキルを活かせる環境を求めて」

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4. テンプレートと実践的な記載例

4-1. 履歴書テンプレート

以下は、転職時に使用できる履歴書の基本テンプレートです。

項目	記載内容	注意点
氏名	山田太郎	戸籍上の正式名で楷書
生年月日	1990年4月15日	西暦と和暦を統一
住所	〒150-0001 東京都渋谷区…	郵便番号から記載
電話番号	090-XXXX-XXXX	携帯電話を優先
メール	sample@email.com	誤入力に注意
学歴	2013年3月 ○○大学卒業	中学以降を記載
職歴	2013年4月 ○○会社配属	退職年月日も明記
資格	TOEIC 800点	職務関連資格を優先

4-2. 職歴書テンプレート

職歴書の基本構成は以下の通りです。

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【会社名】株式会社△△
【在籍期間】2013年4月〜2018年3月
【職務内容】営業部企画営業課

営業企画業務全般を担当し、営業戦略の立案・実行に従事。

【具体的な業務】
– 新規営業施策の企画・立案（月1〜2件）
– 営業ツール（提案資料、営業マニュアル）の開発
– 営業研修の実施（年間6回、延べ100名以上）

【成果】
– 営業成績：平均前年比120%を達成（3年連続）
– 顧客満足度：部門内で上位5%以内を継続
– 業務効率化：営業ツール開発により提案時間を30%削減
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5. 採用担当者が見ているポイント

5-1. 書類選考で重視される3つの要素

厚生労働省「転職者受入れ企業実態調査」に基づくと、採用企業が書類選考で重視する点は以下の通りです。

重視される要素	割合	内容
職務経歴の関連性	68%	求人職種との関連度合い
実績・成果の具体性	61%	数字で示された成果
職務経歴の一貫性	52%	キャリアパスの論理性

採用企業は、候補者が「企業の求める職務経歴を持っているか」を最優先で判断している傾向があります。

5-2. 第一印象を左右する「見た目」

書類の見た目も、採用企業の評価に影響するかもしれません。

• 用紙選び：白い上質紙が標準（色付き用紙は避ける）
• 手書きか印刷か：企業指定がなければ、印刷でも問題ない傾向
• 余白のバランス：詰め込みすぎず、読みやすさを優先
• 修正ペン・二重線の使用：極力避け、必要に応じて新規作成

5-3. NGな表現と避けるべき言葉遣い

以下の表現は、採用企業に悪印象を与える傾向があるかもしれません。

❶ 曖昧な動詞の多用

❷ 主観的な自己評価

• ❌「頑張りました」「一生懸命取り組みました」→ 努力は前提、結果で示す
• ❌「自信があります」→ 根拠となる実績・スキルを具体的に書く
• ❌「得意です」→「〇〇を◯年担当し、△△の実績があります」と置き換える

❸ 過度な謙譲・過剰な丁寧さ

• ❌「〜させていただきました」を連続使用する
• ❌「微力ながら」「おかげさまで」→ 職務経歴書はビジネス文書のため、謙遜より事実の記述が適切

❹ ネガティブな表現・退職理由の書き方

• ❌「上司と合わず退職」「残業が多く体調を崩した」→ 職務経歴書への記載は不要
• ❌「やりがいを感じられなくなった」→ 前向きな言い換えが基本
• ⭕「さらなるキャリアアップを目指し、転職を決意しました」

❺ 略語・口語・業界内スラング

• ❌「KPI爆上げ」「施策をブン回した」→ 読み手が分からない可能性がある表現は避ける
• ❌ 社内固有の略称（「〇〇PJ」など）→ 正式名称か説明を添える

❻ 「〜と思います」「〜だと感じています」

推量表現は自信のなさに映ります。職務経歴書は断言できる事実だけを書くのが基本です。

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上記のNGパターンを避けるだけで、同じ経験でも読まれる職務経歴書に変わります。

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5-3. NGな表現と避けるべき言葉遣い

以下の表現は採用企業に悪印象を与える傾向があります。

NG表現	問題点	改善例
「〜に携わりました」	役割・貢献が不明	「〜を主担当として企画・推進しました」
「頑張りました」	主観的・結果が見えない	「〇〇を達成し、前年比◯%改善しました」
「〜させていただきました」の多用	過度な謙譲・読みにくい	事実を簡潔に記述する
「〜と思います」	自信のなさに映る	断言できる事実のみ記載

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6. よくある質問（FAQ）

Q1. 履歴書と職歴書、両方必要ですか？

A. 企業から指定がない場合は両方を同封するのが基本です。履歴書は基本情報と人物像、職歴書は実績の詳細を伝えます。「いずれか1枚で可」と明記された場合のみ職歴書を省略できます。

Q2. 手書きとPC作成、どちらが有利ですか？

A. 近年はPC作成が主流で特に指定がなければPC作成で問題ありません。ただし金融・士業など伝統的な業界では手書きを好む企業もあります。

Q3. 短期離職歴はすべて書かないといけませんか？

A. 原則としてすべての職歴を正直に記載する必要があります。試用期間中の退職も記載が必要です。虚偽記載は内定取り消しや解雇の原因になります。

Q4. 職歴書のページ数に制限はありますか？

A. A4用紙1〜2枚が目安です。キャリアが長い場合は直近10年を厚く書き、古い職歴は会社名・在籍期間のみ簡潔にまとめます。

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まとめ：書類選考を突破する3原則

1. 数字で語る：「頑張った」ではなく「◯%改善」「◯件達成」
2. 読み手に合わせる：応募先の事業・職種に関連する実績を前面に
3. ミスゼロ：誤字・フォントの統一は必須。第三者に確認してもらう

書類は「面接への招待状」です。相手が「会ってみたい」と思える一枚を目指しましょう。迷ったら転職エージェントへの添削依頼（多くは無料）も有効です。

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